À propos de nous

Politique de confidentialité d'O.C. Tanner Company

Date d'entrée en vigueur : Le 15 août 2008

Politique de confidentialité

Merci de visiter un site Web O.C. Tanner. Cette déclaration s'applique à toute information personnelle que nous traitons (sauf ce qui est indiqué ci-après), incluant les données traitées en ligne, hors ligne et manuellement.

Cueillette et utilisation de l'information

O.C. Tanner recueille de l'information personnelle identifiable dans quatre contextes. Le premier porte sur l'administration de nos activités d'appréciation et de reconnaissance des employés. Nous recueillons ici certaines données sur les employés pour pouvoir administrer efficacement les programmes de reconnaissance et d'incitatifs et pour déterminer l'admissibilité d'un employé aux primes conformément aux critères établis par l'employeur. Nous demandons à l'employeur de nous fournir, au nom de ses employés, toute l'information nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles envers l'employeur. Dans la plupart des cas, ceci inclut le nom de l'employé, son adresse électronique au travail, son adresse au travail, son adresse résidentielle et la date de son embauche. Nous ne demandons pas plus d'information que ce qui est nécessaire pour honorer l'obligation contractuelle avec l'employeur. Nous pouvons, par contre, utiliser l'information qu'on nous donne à d'autres fins commerciales, comme pour mesurer l'intérêt de l'employé face à divers services ou offres spéciales et pour informer l'employé de nouveaux produits et services. Ces offres peuvent découler de l'information fournie par l'employeur ou par l'employé.

Le deuxième contexte porte sur les commandes de produits, pour échanger un prix offert par un employeur ou pour une commande non sollicitée. Dans ce cas, il est nécessaire pour nous de recueillir certains renseignements personnels identifiables pour traiter les commandes. Cette information peut inclure les coordonnées de contact (comme prénom et nom, adresse électronique, adresse d'expédition et numéro de téléphone), le nom de l'employeur et des données financières (par exemple, sur le crédit, les dates d'expiration, etc.). Nous utilisons cette information aux fins de facturation et pour exécuter vos commandes. Si nous avons des questions ou des problèmes à traiter votre commande, nous utiliserons cette information pour communiquer avec vous. Nous pouvons aussi utiliser l'information qu'on nous donne à d'autres fins commerciales, par exemple pour mesurer votre intérêt face à divers services ou diverses offres spéciales et pour vous informer de nouveaux produits et services.

Le troisième contexte porte sur les sondages. La plupart de ceux que nous menons portent sur l'administration des activités d'appréciation et de reconnaissance des employés et sont au profit de l'employeur. Nous pouvons aussi mener des sondages de marketing seulement aux fins de recherche de données. L'information fournie sert à l'analyse de recherche et nous analysons les réponses en agrégat. La coopération des personnes est entièrement volontaire et elles peuvent se retirer de l'étude de recherche de marketing en tout temps. Nous ne prendrons aucune information personnelle sans consentement préalable. Nous pouvons demander des coordonnées de contact au cas où nous aurions besoin de vérifier ou de valider des réponses. Nous pourrions aussi demander de l'information démographique.

L'information fournie en réponse ou par rapport à un sondage, recueillie par un site Web ou par les outils traditionnels d'étude de marché, et produite à la demande d'un employeur ou pour une recherche de marché, est et pourrait être fournie à notre(nos) client(s) et/ou à d'autres entités et/ou au public dans le cadre de données statistiques ou cumulatives de recherche de marché dans le cours normal, mais sans identifier les participants individuellement directement ou indirectement.

Enfin, si vous êtes une autre personne qu'un client, par exemple un visiteur d'un site Web, si vous fournissez une adresse, nous pourrions vous envoyer des offres. Nous pouvons utiliser l'information que vous nous donnez, par exemple, pour mesurer votre intérêt face à divers services ou produits et pour vous informer de nouveaux produits et services.

Si le visiteur choisit de nous fournir de l'information en remplissant des formulaires d'inscription ou autre (par exemple en indiquant le nom de la société, l'adresse postale ou électronique, le numéro de téléphone, etc.), nous présumerons que le visiteur demande de l'information sur notre société et ses services et produits. L'information personnelle identifiable fournie dans ce contexte pourrait être utilisée pour répondre à des demandes et aussi pour d'autres intérêts commerciaux de notre part.

Nous ne recueillerons pas intentionnellement les renseignements personnels au sujet d'enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 18 ans, mais au moins 13 ans, vous pouvez utiliser ce site seulement sous la supervision d'un parent ou d'un tuteur qui accepte d'être lié par les Modalités d'utilisation affichées sur ce site Web (« Modalités d’utilisation $raquo;). Les enfants de moins de 13 ans ne peuvent pas utiliser ce Site et les parents ou tuteurs ne peuvent pas accepter les Modalités d'utilisation en leur nom. Si vous n'acceptez pas (ou ne pouvez pas vous conformer à) tout article des Modalités d'utilisation, n'utilisez pas ce Site.

Consentement

O.C. Tanner s'attend à ce que ses clients aient reçu tous les consentements requis, selon les lois applicables sur la vie privée, de leurs employés avant le transfert, sous format imprimé, électronique, par télécopieur ou sous une autre forme, des données personnelles identifiables à O.C. Tanner.

Échange et divulgation de l'information

O.C. Tanner ne divulguera, distribuera, vendra ni permettra à ses employés, agents ou représentants de divulguer, distribuer ou vendre les données des employés clients reçus par rapport au programme de primes des clients à moins d'approbation précise, sauf selon ce qui est requis par la loi. O.C. Tanner ne divulgue, ne donne ni ne vend pas d'information personnelle identifiable qui pourrait nous être fournie, incluant les adresses électroniques, à tout tiers pour leurs fins de marketing ou de promotion. O.C. Tanner peut communiquer de l'information personnelle identifiable fournie aux entités qui lui appartiennent et seulement aux fins de présenter des offres de produits ou services ou pour envoyer un bulletin, un « e-zine $raquo; ou autre avis portant sur la reconnaissance efficace des employés. Une personne peut demander, en tout temps, d'être retirée de la liste en répondant à un message électronique et en changeant la ligne OBJET pour indiquer « DÉSABONNER $raquo; ou en envoyant un avis électronique à info@octanner.com pour expliquer le désir de cesser de recevoir les communications et nous donner l'adresse (électronique et/ou postale) à retirer.

Nous pourrions partager l'information des clients, y compris les renseignements personnels identifiables, avec une entreprise qui fournit un service pour nous. Nous utilisons des sociétés d'expédition extérieures pour remplir les commandes et une société de traitement des cartes de crédit pour vous facturer les biens et services. Ces sociétés ne conservent, ne partagent, ne stockent ni n'utilisent l'information personnelle identifiable à quelque autre fin que ce soit.

Nous pourrions échanger votre information selon ce qui est permis ou requis par la loi.

Si vous accédez à un site Web à partir d'un site d'entreprise, une personne de cette entreprise aura accès aux renseignements suivants :

  • votre prénom, votre nom de famille et votre adresse électronique;
  • le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du bénéficiaire prévu;
  • le produit que vous avez acheté et le montant payé;
  • les cartes électroniques que vous avez envoyées, y compris le nom et l'adresse électronique du destinataire et le message de chaque carte;
  • les certificats-cadeaux que vous avez achetés, y compris le montant du certificat et le bénéficiaire prévu du certificat-cadeau.

Nous ne pouvons pas assurer la confidentialité de l'information acquise à partir d'un site d'entreprise, après que cette dernière a eu accès à son site, ni limiter l'usage qu'elle en fera. Si vous voulez que seuls les agents et représentants d'O.C. Tanner consultent ou utilisent votre information (voir ci-dessus l'usage que nous en ferons), vous devriez quitter le site consacré à l'entreprise. Si vous accédez à un site O.C. Tanner à partir de l'Intranet d'une société ou si l'adresse URL contient le nom d'une autre société qu'O.C. Tanner, vous passez probablement par un site d'entreprise.

Liens vers d'autres sites

Si vous suivez les liens sur notre site Web pour visiter d'autres sites Web, nous vous encourageons à consulter les politiques sur la confidentialité de ces derniers. En arrivant ainsi sur un nouveau site, vous êtes soumis à ses politiques de confidentialité.

Témoins/fichiers journaux

Nos sites n'utilisent pas de « témoins persistants » (« persistent cookies ») ni aucune autre technologie de suivi persistante susceptible d'identifier le visiteur d'un site spécifique, ou de recueillir des renseignements à son sujet, à l'occasion de multiples visites. Cependant, certains sites Web d'O.C. Tanner utilisent des « témoins de session » (« session cookies »), qui identifient le visiteur pendant la durée de la session de consultation. À la fin de celle-ci, les témoins de session expirent de votre fureteur Web.

Sécurité

La sécurité de votre information personnelle est importante pour nous. Lorsque vous entrez de l'information sensible (comme un numéro de carte de crédit) sur notre site Web, nous utilisons des technologies de chiffrage qui sont la norme de l'industrie pour protéger toute votre information contre un accès non autorisé.

Bien que nous prenions toutes les mesures raisonnables pour protéger et pour prévenir tout accès non autorisé à vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas être tenus responsables des actes de personnes qui obtiennent un tel accès et nous n'offrons aucune garantie que nous empêcherons toute intrusion dans vos renseignements privés. DANS AUCUN CAS LA SOCIÉTÉ O.C. TANNER, LA SOCIÉTÉ O.C. TANNER RECOGNITION, OU LEURS SUCCURSALES NE SERONT TENUES RESPONSABLES DE TOUS DOMMAGES (CONSÉCUTIFS, DIRECTS, INDIRECTS, PUNITIFS, SPÉCIAUX OU AUTRES) DÉCOULANT DE OU RELIÉS DE QUELQUE FAÇON À L'ACCÈS NON AUTORISÉ DE TOUT TIERS À VOTRE INFORMATION, PEU IMPORTE QUE DE TELS DOMMAGES S'APPUIENT SUR UN CONTRAT, UNE STRICTE RESPONSABILITÉ, UN PRÉJUDICE OU D'AUTRES THÉORIES DE RESPONSABILITÉ ET AUSSI PEU IMPORTE SI NOUS AVONS REÇU UN PRÉAVIS RÉEL OU IMPLICITE DE DOMMAGES POSSIBLES.

Safe Harbor

Le Département du commerce des É.-U. (Department of Commerce) et la Commission européenne ont accepté un ensemble de principes de protection des données et questions posées fréquemment (les « principes Safe Harbor  $raquo;) pour permettre aux sociétés américaines de répondre aux exigences légales de l'Union européenne (« UE ») en vue d'une protection adéquate de l'information personnelle transférée des sociétés de l'UE aux sociétés des É.-U. L'Espace économique européen (« EEE ») a aussi reconnu le Safe Harbor américain comme protection adéquate des données. Dans le cadre de notre engagement à protéger la confidentialité personnelle, O.C. Tanner suit les « principes Safe Harbor » et est Certifiée Safe Harbor.

Principes de confidentialité Safe Harbor

Les principes de confidentialité suivants découlent des principes Safe Harbor.

Définitions

« Données personnelles » signifie les données qui (a) sont transférées vers les États-Unis de l'UE, (b) concernent, se rapportent à une personne identifiée ou identifiable, (c) peuvent être liées à une personne, et (d) sont enregistrées. Les données personnelles peuvent inclure, entre autres choses, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique ou le numéro de sécurité sociale, d'assurance sociale ou assurance-maladie nationale ou un numéro équivalent. Pour plus de clarté, l'expression « données personnelles » n'inclut pas des données portant sur une personne précise, mais ne permettant pas raisonnablement de l'identifier. À moins d'indication contraire, les références à cette expression dans le présent document englobent les données personnelles sensibles (selon la définition ci-après).

Les « données personnelles sensibles » sont un sous-ensemble des données personnelles qui indiquent l'état de santé ou la condition médicale individuelle, l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion, l'affiliation syndicale, l'orientation sexuelle ou l'activité criminelle actuelle ou présumée.

« Compagnie » ou « O.C. Tanner » indique l'O.C. Tanner Company, ses filiales et divisions américaines, incluant, mais sans s'y limiter, ce qui suit : O.C. Tanner Recognition Company et O.C. Tanner Manufacturing Company.

Avis et choix

Dans la mesure permise par l'Entente Safe Harbor, O.C. Tanner se réserve le droit de traiter l'information personnelle en fournissant des services professionnels à ses clients sans que les personnes impliquées ne le sachent. Lorsque nous recueillons de l'information personnelle directement auprès des personnes, nous leur communiquons les types d'information recueillis, le but de cette cueillette et son utilisation, ainsi que les types de tiers (autres que nos agents) à qui nous divulguons cette information en rendant cette politique disponible, avant l'entrée de toutes données personnelles. Nous informons aussi ces personnes des choix et des moyens, s'il y a lieu, que nous leur offrons pour limiter l'utilisation ou la divulgation de leur information, et cela se fait encore une fois en rendant cette politique disponible avant l'entrée de toutes données personnelles.

Sauf dans les cas indiqués précédemment, O.C. Tanner offre aux personnes dont elle recueille des données personnelles l'occasion de ne pas lui permettre de divulguer ces données personnelles à tout tiers ni de l'utiliser à des fins incompatibles avec le but initial de la cueillette. Pour les données personnelles sensibles, O.C. Tanner exige de la personne qu'elle exprime explicitement son acceptation et son consentement pour la divulgation des données à un tiers ou l'utilisation à des fins autres que le but initial.

Les personnes qui désirent exercer leurs droits de refus doivent communiquer avec le contentieux d'O.C. Tanner à l'adresse suivante : 1930 South State Street, Salt Lake City, Utah 84115 USA; brian.katz@octanner.com; numéro de téléphone (801) 493-3503. Les personnes aux données personnelles sensibles recherchées seront avisées de la manière d'accepter et de donner le consentement requis au moment de la cueillette des données, si ces dernières doivent être divulguées à un tiers ou utilisées à des fins autres que le but initial.

Divulgations et transferts

O.C. Tanner ne divulguera pas d'information personnelle d'une personne à des tiers, sauf si au moins une des conditions suivantes se produit :

  • Nous avons la permission de la personne pour la divulgation.
  • La loi exige la divulgation.
  • La divulgation porte raisonnablement sur la vente ou la disposition de l'ensemble ou d'une partie des activités d'O.C. Tanner.
  • L'information en question est accessible publiquement.
  • La divulgation est raisonnablement nécessaire pour l'établissement ou la défense de créances légales.
  • La divulgation se fait à une autre entité d'O.C. Tanner ou à des personnes ou entités offrant des services en notre nom ou au nom de la personne (chacune constituant un « cessionnaire $raquo;), compatible avec les fins pour lesquelles l'information a été obtenue, si le cessionnaire, pour l'information en question :
    • relève de la loi fournissant un niveau adéquat de protection pour la vie privée;
    • a accepté par écrit de fournir un niveau adéquat de protection pour la vie privée; ou
    • se conforme aux principes.
  • Les transferts d'information permis, à des tiers ou à l'intérieur d'O.C. Tanner, incluent le transfert des données d'une juridiction à l'autre, incluant les transferts vers les États-Unis et à partir de ce pays. Étant donné que les lois sur la confidentialité varient d'une juridiction à l'autre, l'information personnelle peut être transférée à une juridiction où les lois fournissent moins de protection ou une protection différente de celle d'où provient l'information.

Sécurité des données

Pour éviter tout accès ou toute divulgation non autorisé(e), maintenir l'exactitude des données et assurer l'utilisation appropriée et la confidentialité de l'information, pour ses propres fins ou au nom de ses clients, O.C. Tanner a mis en place des procédures appropriées (physiques, électroniques et de gestion) pour protéger et sécuriser l'information que nous traitons. Par contre, O.C. Tanner ne peut pas garantir la sécurité de l'information sur Internet ou transmise par Internet.

Intégrité des données

O.C. Tanner traite l'information personnelle seulement avec des moyens compatibles avec le but de la cueillette ou l'autorisation de la personne. Dans la mesure nécessaire à ces fins, nous prenons les dispositions raisonnables pour faire en sorte que l'information personnelle soit exacte, complète, actuelle et fiable par rapport à l'utilisation prévue.

Accès et correction

Si une personne apprend que l'information qu'O.C. Tanner conserve à son sujet est inexacte ou si elle veut mettre cette information à jour ou la réviser, elle peut communiquer avec O.C. Tanner à info@octanner.com. O.C. Tanner prendra les mesures raisonnables pour permettre aux personnes de corriger, modifier ou supprimer l'information qui s'avère inexacte. La personne doit fournir des renseignements d'identification suffisants, comme le nom, l'adresse, la date d'embauche et le numéro d'employé. Nous pourrions demander d'autres renseignements d'identification par précaution de sécurité. Nous pourrions aussi limiter ou refuser l'accès à l'information personnelle si cet accès entraînait des efforts et des dépenses déraisonnables dans les circonstances, ou selon ce qui est permis par l'Entente Safe Harbor. Dans certains cas, O.C. Tanner pourrait facturer certains frais raisonnables, s'il y a lieu, pour accéder à l'information personnelle.

Mise en application et règlement des différends

O.C. Tanner utilise l'approche d'auto-évaluation pour assurer sa conformité à la déclaration de confidentialité. Elle vérifie régulièrement que sa politique est exacte, complète pour l'information à couvrir, mise en évidence, appliquée et conforme aux principes Safe Harbor. O.C. Tanner encourage les personnes intéressées à soulever toutes leurs inquiétudes à ce sujet en utilisant les coordonnées de contact ci-après. O.C. Tanner fera enquête et essaiera de résoudre les plaintes et les différends quant à l'utilisation et à la divulgation de l'information personnelle conformément aux principes contenus dans cette politique.

Pour toutes plaintes portant sur cette politique et ne pouvant être résolues par les processus internes d'O.C. Tanner, cette dernière accepte de se conformer aux procédures de règlement des différends des autorités de protection des données de l'UE, pour résoudre les différends conformément aux principes Safe Harbor. Si O.C. Tanner ou si ces autorités déterminent qu'O.C. Tanner ne s'est pas conformée à cette politique, nous prendrons les mesures appropriées pour répondre à toute conséquence négative et promouvoir la conformité à l'avenir.

Toute personne qui, selon nous, contrevient à nos politiques de confidentialité s'exposera à des mesures disciplinaires.

Coordonnées de contact

Les questions ou commentaires écrits au sujet de la certification Safe Harbor doivent être présentés à O.C. Tanner par la poste à l'adresse suivante :

O.C. Tanner Company
General Counsel
1930 South State Street
Salt Lake City, UT 84115 USA

Votre entente

Toute l'information présentée par les visiteurs du site est volontaire. Soumettre l'information constitue votre consentement à ce qu'O.C. Tanner utilise l'information aux fins indiquées et cela nous montre que vous êtes conscients des dispositions de notre politique de confidentialité. Les pratiques présentées dans cette déclaration de confidentialité s'appliquent aux sites Web maintenus par ou au nom d'O.C. Tanner.

Nous nous réservons le droit de modifier ou de changer cette politique de confidentialité en tout temps. Toute modification sera affichée sur ce site Web. Votre utilisation du site après la modification implique que vous consentez aux changements.

Notes:

Si vous accédez à ce site à partir d'un site d'entreprise, l'information que vous nous fournissez pourrait être utilisée plus largement. Rendez-vous à la page d'accueil et regardez dans le coin supérieur gauche. Si vous voyez une ligne verticale suivie par le nom d'une entreprise après le logo « thanks $raquo;, alors vous passez par un site d'entreprise.

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